Должностная инструкция заведующего канцелярией

I. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  -  постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

  -  Единую государственную систему делопроизводства;

  -  стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  -  структуру предприятия, учреждения, организации;

  -  организацию делопроизводства;

  -  схемы документооборота;

  -  порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

  -  сроки и порядок сдачи дел в архив;

  -  системы организации контроля за исполнением документов;

  -  оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

  -  основы экономики, организации производства, труда и управления;

  -  законодательство о труде;

  -  правила внутреннего трудового распорядка;

  -  правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  -  законодательством РФ,

  -  Уставом организации,

  -  приказами и распоряжениями директора организации,

  -  настоящей должностной инструкцией,

  -  Правилами внутреннего трудового распорядка организации,

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.



Продолжение на страницах: [1] 2




 
Яндекс.Метрика